Tenue administrative

Obligations juridiques des associations loi de 1901

Sommaire
  1. Déclaration en préfecture
  2. Statuts
  3. Registre spécial
  4. Tenue et publication des comptes annuels
  5. Conseil d’administration
  6. Assemblée générale
  7. Registre des procès-verbaux des assemblées générales et des conseils d’administration
  8. Identification des entreprises et associations
    1. 8.1 Préfecture
      1. 8.1.1 Numéro Rna
    1. 8.2 Insee
      1. 8.2.1 Numéro Siren
      1. 8.2.2 Numéro Siret
      1. 8.2.3 Code Ape
      1. 8.2.4 Numéro de Tva intracommunautaire
    1. 8.3 Attribution
  9. Modèle de demande de numéro Siret
  10. Directions régionales compétentes dans la gestion du répertoire Sirene
  11. Liens externes
Déclaration en préfecture

Une association peut exister sans déclaration, mais si celle-ci désire être une personne morale et avoir la capacité juridique pour recevoir des dons, ester en justice, posséder des immeubles, ou bien ouvrir un compte bancaire, la déclaration en Préfecture est une nécessité. Le signataire du dépôt de la déclaration doit être l’une des personnes en charge de l’administration de l’association ou le mandataire qu’elle aura désigné.
Aux termes de l’art. 5, aliéna 2 de la loi du 1ᵉʳ juillet 1901, la déclaration doit comporter le titre de l’association, l’objet, le siège de l’association et ses établissements, et les noms, professions, domicile et nationalité des personnes qui, à un titre quelconque, sont chargées de son administration. Un exemplaire des statuts est joint à la déclaration.

La déclaration de création d’une association peut également être effectuée au moyen du formulaire Cerfa n° 13973, et la déclaration de la liste des personnes en charge de l’administration de l’association peut être effectuée au moyen du formulaire Cerfa n° 13971. Ces formulaires comportent, dans leur dernière page, un “Guide explicatif” auquel on pourra utilement se reporter.

L’administration adresse un récépissé dans les 5 jours qui suivent la remise du dossier complet. Ce document contient l’énumération des pièces annexées, il est daté et signé par l’autorité administrative et il est très utile à l’association pour toutes les démarches qu’elle souhaitera effectuer en son nom. Il doit impérativement être conservé.

Toute association qui veut obtenir la capacité juridique prévue par l’article 6 de la loi du 1er juillet 1901 doit être rendue publique par les soins des fondateurs (art.5 loi du 1er juillet 1901). L’association est rendue publique au moyen de l’insertion au Journal officiel des associations et fondations d’entreprise (Joafe) d’un extrait contenant la date de la déclaration, le titre et l’objet de l’association, ainsi que l’indication de son siège social. Concrètement, dans le formulaire de déclaration de création de l’association mentionné précédemment, la personne qui procède à cette déclaration demande la publication de cet extrait au Joafe et s’engage à régler le montant des frais d’insertion. Ces frais sont fixés par un arrêté du 21 décembre 2016 modifié :

  • Déclaration de création d’association, forfait : 44 euros ;
  • Déclaration de modification d’association, forfait : 31 euros ;
  • Pour les déclarations d’associations dont l’objet ou le nouvel objet publié dépasse 1 000 caractères, forfait : 150 euros.

La rémunération pour la déclaration de création d’association inclut forfaitairement le coût d’insertion au Journal officiel de la déclaration de dissolution.

À noter : L’association “de fait” ou “non déclarée” est un groupement de personnes physiques ou morales, qui n’a pas souhaité accomplir ces formalités. L’absence de publicité ne lui permet donc pas d’acquérir la capacité juridique.

Une fois l’association déclarée, un numéro de dossier Rna lui est attribué et celle-ci est désormais reconnue comme personne morale.      
En cas de changements impactant la gestion ou les activités de l’association, celle-ci doit actualiser d’elle-même son dossier de déclaration : en faisant une déclaration modificatrice en Préfecture dans un délai de trois mois.       
Toujours selon l’article 5 de la loi du 1er juillet 1901, les associations déclarées et publiées ont l’obligation légale de faire connaître, par une déclaration modificatrice déposée à la préfecture ou à la sous-préfecture, tous les changements survenus dans leur administration ou direction et toutes les modifications apportées à leurs statuts, et ce, dans un délai de trois mois.
Ces modifications et changements ne sont opposables aux tiers qu’à partir du jour où ils auront été déclarés.      
Le défaut de déclaration, de constitution ou de modification d’une association, dans ses statuts ou parmi les personnes chargées de son administration dans un délai de trois mois, ainsi que la déclaration initiale ou postérieure frauduleuse peuvent entraîner des sanctions :

  • Civiles : Inopposabilité aux tiers
  • Administratives : Par exemple la suppression de subvention lorsque l’association en perçoit
  • Pénales : Contravention de 5ᵉ classe

La déclaration de modification d’une association (titre, objet, siège social, etc.) s’effectue au moyen du formulaire Cerfa n° 13972.

À noter : Comme l’a précisé la Cour de cassation : “La loi du 1er juillet 1901 exige seulement la déclaration des modifications et changements intervenus dans l’administration et la direction d’une association, et non leur publication au Journal officiel”. Les intéressés sont donc libres d’effectuer ou non la publication au Journal officiel des modifications touchant les informations obligatoirement publiées à l’occasion de la déclaration initiale, titre, objet, adresse du siège social, ainsi que la dissolution de l’association, sachant toutefois qu’une telle publication constitue un excellent moyen de publicité aux tiers.

L’association doit concilier tous les événements affectant de façon importante sa gestion dans un registre spécial, l’assemblée constitutive en est le premier, mais il y a également l’élection des membres du conseil d’administration…

Status

Les statuts sont formés par la signature d’un contrat par au moins deux personnes qui les engagent les unes par rapport aux autres. Les statuts ont force de loi, leur rédaction est donc d’une importance capitale. Sa forme et son contenu sont définis librement par les parties. Toutefois, une association qui veut obtenir ou conserver la qualité d’association agréée ou d’association reconnue d’utilité publique, doit se conformer à des exigences administratives qui limitent leur libre rédaction.  
Ceux-ci peuvent être accompagnés d’un règlement intérieur qui fixe les modalités de fonctionnement de l’association.

Registre Spécial

Toute association a l’obligation de tenir un registre spécial car il permet d’apprécier la régularité du fonctionnement juridique de l’association (art. 5 de la loi de 1901).
C’est un document dont les feuillets sont reliés de façon indissociable, pas de feuillets mobiles. Chaque feuillet du registre doit être uniquement coté et paraphé par la personne habilitée à représenter l’association. Il constitue la mémoire juridique de l’association (art. 5 de la loi et art. 6 et 31 du décret du 16 août 1901). Ce registre doit être tenu au siège social et conservé pendant toute la durée de l’association. Certaines données doivent obligatoirement figurer dans le registre spécial : les modifications statutaires, le changement de siège social, les changements dans l’administration ou la direction de l’association, les acquisitions ou aliénations d’immeubles ainsi que les dates des récépissés délivrés par les préfectures ou sous-préfectures lors du dépôt des déclarations modificatives. Le registre spécial « devra être présenté aux autorités administratives ou judiciaires chaque fois qu’elles en feront la demande » (art. 5 de la loi de 1901).

Attention, l’absence de registre spécial ou la non-conformité de sa tenue est sanctionnée pénalement par une amende jusqu’à 1.500 €, ou administrativement par la suppression de subvention accordée par les collectivités publiques.

Tenue et publication des comptes annuels

Le règlement n° 99.01 du 16 février 1999 adopté par l’Autorité des normes comptables met en évidence les modalités d’établissement des comptes annuels des associations et fondations. Tenir une comptabilité est une nécessité dont le degré et la nature, comptabilité de trésorerie ou d’engagement, seront fonction de la taille de l’association, de la source de ses financements (subvention, prêt bancaire, dons…), de son activité et enfin de l’exercice, ou non, d’une activité lucrative. Cette nécessité peut s’avérer une obligation lorsque par exemple : les statuts précisent l’obligation de tenir une comptabilité, pour bénéficier d’un agrément délivré par une autorité administrative, mais aussi lorsque l’association a une activité imposable à l’IS ou à la TVA…
Aux termes de l’article L612-4 du Code de commerce, toute association ayant reçu annuellement une ou plusieurs subventions dont le montant global dépasse 153 000 € a l’obligation d’établir des comptes annuels comprenant un bilan, un compte de résultat et une annexe (comptabilité d’engagement) et de les faire certifier par un commissaire aux comptes.  
Par ailleurs, depuis la parution du décret n° 2009-540 du 14 mai 2009, ces associations doivent assurer la publication de leurs comptes annuels et du rapport du commissaire aux comptes sur le site Internet de la direction des journaux officiels dans les trois mois de l’approbation des comptes par l’organe délibérant.

Conseil d’administration

Cet organe n’est pas obligatoire sauf pour les associations reconnues d’utilité publique. Mais d’un point de vue pratique et selon les décisions à prendre, il est recommandé d’organiser un conseil d’administration au lieu d’une Assemblée Générale car moins contraignant en termes de mise en place. Mais attention, dans le silence des statuts, les attributions d’un conseil d’administration restent limitées à la gestion et l’administration courante.        
Le conseil d’administration a ainsi pour mission :

  • D’arrêter le budget et les comptes annuels de l’association ;
  • D’autoriser le président à agir en justice si nécessaire ;
  • De définir les orientations principales de l’association ;
  • D’autoriser des dépenses non prévues dans le budget ;
  • De convoquer et déterminer l’ordre du jour des assemblées générales ;
  • De s’assurer de l’application des décisions de l’assemblée générale.

Il est souhaitable d’établir des procès-verbaux à chaque réunion, mais cela n’est pas une obligation.

Assemblée générale

Concernant la mise en place d’une assemblée générale, la loi du 1er juillet 1901 relative au contrat d’association donne une grande liberté aux statuts pour définir la composition, l’organisation et la tenue d’une assemblée générale.          
La tenue d’une assemblée générale n’est ainsi pas une obligation, mais peut le devenir dans certains cas du fait de dispositions d’origine et de finalités diverses :

  • Les associations qui sollicitent la reconnaissance d’utilité publique : celles-ci doivent fournir la délibération de l’assemblée générale autorisant cette demande.
  • Les associations qui émettent des obligations doivent réunir leurs membres en assemblée générale au moins une fois par an pour l’approbation des comptes annuels.
  • Les associations qui font l’objet d’une dissolution volontaire, statutaire ou prononcée par justice : leurs biens seront dévolus conformément aux statuts, ou, à défaut, selon les règles déterminées en assemblée générale.

L’assemblée générale, généralement annuelle :

  • Approuve les comptes et le projet de budget. L’assemblée n’a pas vocation à arrêter les comptes (CA) ;
  • Contrôle les conventions passées entre l’association et l’un de ses dirigeants ;
  • Entend le rapport moral et financier du commissaire aux comptes ;
  • Autorise les actes essentiels concernant le patrimoine de l’association.

Attention, toute irrégularité constatée dans la procédure de convocation d’une Assemblée Générale peut entraîner l’annulation de toutes les décisions prises lors de celle-ci.

L’organisation d’une assemblée générale peut être décomposée en 6 temps :

  1. Convocation par la personne ou l’organe statutairement désigné pour procéder à cette formalité. Si aucun délai de convocation n’est prévu dans les statuts ou le règlement, celui-ci doit être d’au moins 15 jours avant la date fixée de tenue de l’assemblée générale. La convocation doit mentionner l’ordre du jour. Attention, l’assemblée générale ne peut délibérer que sur les questions figurant à l’ordre du jour sous peine de nullité des décisions adoptées.
  2. Signature de la feuille de présence : la tenue et la signature d’une feuille de présence est recommandée afin d’apporter si nécessaire la preuve de la régularité des délibérations de l’assemblée.
  3. Vérification du quorum : le président de séance va constater, grâce à la feuille de présence, que le quorum requis est atteint. Il s’agit du nombre minimal de personnes devant être présentes ou représentées à l’assemblée pendant toute la réunion. Une fois celui-ci vérifié et validé, l’assemblée est définie comme valablement constituée et la lecture de l’ordre du jour peut commencer.
  4. Tenue de l’assemblée générale et lecture des rapports : Pour que l’assemblée générale décide d’approuver ou non les comptes, divers rapports doivent être mis à sa connaissance :
    • Le rapport moral qui rappelle l’objet de l’association, ses valeurs, son organisation, le bilan de ses objectifs, etc., mais également les projets en cours et les orientations futures ;
    • Le rapport d’activité qui met en avant les projets et actions menés au cours de l’année ainsi que les points positifs et négatifs des activités, il peut être intégré au rapport moral ;
    • Le rapport financier est un outil de présentation des comptes, du résultat de l’année écoulée et du patrimoine de l’association. Il mentionne à la fois les recettes et les dépenses générées par le fonctionnement de l’association, mais aussi les exceptionnelles. Ce rapport permet de définir à la fois l’assise financière de l’association, son autonomie financière, sa solvabilité et sa capacité à investir. Il permet également de pouvoir valider les orientations à venir et de voter le budget. Ces rapports ne sont pas une obligation, mais indispensable au bon fonctionnement de l’association.
  5. Vote de l’assemblée : il s’agit du vote, de la cotisation pour l’année à venir, du remplacement des membres du conseil d’administration dont le mandat a pris fin, de l’approbation des comptes et du budget. Il s’effectue à main levée ou à bulletin secret.
  6. Établissement du compte rendu de la réunion et envoi aux participants. La rédaction d’un compte rendu n’est pas une obligation, mais constitue un élément de référence en cas de doute ou de litige.
Registre des procès-verbaux des assemblées générales et des conseils d’administration

Le registre des procès-verbaux des délibérations des assemblées générales et des conseils d’administration n’est pas obligatoire par la loi, mais peut l’être par les statuts ou le règlement intérieur. Il permet d’avoir une traçabilité des décisions prises et des sujets abordés en cas de doute, confirmer que les représentants de l’association sont bien mandatés par celle-ci pour agir de telle ou telle façon, un moyen de contrôle de respect des statuts…. Toutes les indications portées dans un procès-verbal font également foi jusqu’à preuve du contraire.

La présentation d’un budget n’est pas une obligation légale, mais peut l’être statutairement. C’est un élément dont le suivi est essentiel autant pour les associations en difficultés que pour les associations pérennes, et qui constitue une aide à la décision si d’importantes dépenses sont à envisager.

Identification des entreprises et associations
Numéro Rna
Préfecture

Lors de la déclaration de création en préfecture, le greffe des associations procède à son inscription dans le Répertoire national des associations (Rna) anciennement répertoire Waldec, Web des associations librement déclarées. Cette inscription donne lieu à une première immatriculation sous la forme d’un numéro Rna, appelé parfois par l’administration “numéro de dossier”, composé d’un W suivi de 9 chiffres. Les numéros Waldec attribués antérieurement au Rna, c’est-à-dire avant le 31 décembre 2009, ont automatiquement été requalifiés en numéros Rna.

Insee

Le code Insee est un code numérique ou alphanumérique, élaboré par l’Institut national de la statistique et des études économiques (Insee), service public français chargé de la production et de l’analyse des différentes données statistiques concernant les collectivités, la géographie, les populations et les entreprises. Ainsi, le code officiel géographique (Cog) est la nomenclature des communes françaises établie par l’Insee et la Nomenclature d’activités française (Naf) permet de classer les entreprises selon l’activité exercée. L’Insee assure également la gestion de deux grands répertoires : le Répertoire national d’identification des personnes physiques (Rnipp) qui immatricule chaque personne à sa naissance sous un numéro d’identification, le Numéro d’inscription au répertoire (Nir), et le répertoire national d’identification des entreprises et des établissements, plus connu sous le nom de Sirene, qui répertorie l’ensemble des entreprises et des établissements exerçant leur activité en France.

Numéro Siren

Système d’identification du répertoire des entreprises : il est attribué aux entreprises françaises lors de leur immatriculation quelle que soit leur forme juridique. Il est national, invariable et dure le temps de la vie de l’entreprise. Il est composé de neuf chiffres, les huit premiers sont attribués séquentiellement, sauf pour les organismes publics commençant par 1 ou 2, le neuvième est une clé de contrôle modulo 10, suivant l’algorithme de Luhn.

Numéro Siret

Il est un identifiant d’établissement correspondant à l’identification d’un établissement, d’une entreprise. En effet, une entreprise peut avoir un ou plusieurs établissements (localisations géographiques).     
Cet identifiant numérique de 14 chiffres est articulé en deux parties : la première est le numéro Siren de l’unité légale à laquelle appartient l’unité Siret ; la seconde, habituellement appelée Nic (Numéro interne de classement), se compose d’un numéro d’ordre à quatre chiffres attribué à l’établissement et d’un chiffre de contrôle, qui permet de vérifier la validité de l’ensemble du numéro Siret.

Code Ape

Toute association ou entreprise et chacun de ses établissements se voit attribuer par l’Insee, lors de son inscription au répertoire Siren, un code caractérisant son activité principale par référence à la nomenclature d’activités française, Naf. Plus précisément, on distingue le code Apen pour l’entreprise et le code Apet pour les établissements.

Remarque :
Le code Ape est un renseignement fondamental pour la statistique d’entreprise car il est à la base des classements des entreprises par secteur d’activité. Ainsi, la qualité des études sur la situation économique conjoncturelle et structurelle et celle des fichiers mis à disposition du public dépendent en grande partie de l’attribution d’un code Ape correct à chaque entreprise.

Numéro de Tva intracommunautaire

Il a été créé, le 1er janvier 1993, pour garantir les échanges commerciaux intracommunautaires. Pour la France, il est composé des lettres FR, complétées d’une clé de deux chiffres ou lettres attribuée par le centre des impôts du lieu d’exercice de l’entreprise et du numéro Siren à neuf chiffres.

Attribution

L’attribution de numéros Siren et Siret n’est pas systématique. Elle peut ou doit être demandée par l’association selon son activité. Vous souhaitez déclarer le lancement de votre association, vos démarches sont à accomplir auprès du Centre de Formalités dont vous dépendez :

  • L’Urssaf, à laquelle sont versées les cotisations, si votre association est employeuse de personnel salarié. L’Urssaf transmettra la demande à l’Insee qui procèdera à l’inscription au répertoire et à l’attribution du numéro d’identification.
  • Le Greffe du Tribunal de Commerce si votre association n’est pas employeuse, mais exerce des activités qui entraînent paiement de la Tva ou de l’impôt sur les sociétés. Le Greffe du Tribunal de Commerce transmettra la demande à l’Insee qui procédera à l’inscription au répertoire et à l’attribution du numéro d’identification.
  • Votre association n’est pas dans les deux cas précédents, mais elle reçoit, ou souhaite recevoir, des subventions ou des paiements en provenance de l’État ou des collectivités territoriales. L’inscription doit alors être demandée directement par courrier à la direction régionale de l’Insee compétente pour votre département en joignant une copie des statuts de votre association et une copie de l’extrait paru au journal officiel, ou à défaut le récépissé de dépôt des statuts en préfecture.
Modèle de demande de numéro Siret

[Nom et adresse de l’association]      
[Commune du siège social de l’association],          
le [date]

Madame la directrice / Monsieur le directeur,  
Notre association, qui a été déclarée à la préfecture de [département de déclaration] le [date de la déclaration], a vocation à recevoir des subventions publiques.

Je vous prie de lui attribuer en conséquence les numéros Siren et Siret utiles.

Notre association a pour activité principale ……………………………………………………….

Vous trouverez, ci-joint, les copies de ses statuts et de la publication de sa déclaration au Journal officiel.

Je vous prie d’agréer, Madame la directrice / Monsieur le directeur, l’assurance de ma considération distinguée.

[Prénom, Nom et signature],

Président(e)

[Adresse de la direction régionale de l’Insee concernée]

Directions régionales compétentes dans la gestion du répertoire Sirene

Adresse des directions régionales de l’Insee compétentes dans la gestion du répertoire Sirene pour votre département :

Votre siège social ou votre établissement est implanté dans le département… dans la région… Contactez le Service SIRENE de la Direction Régionale de l’Insee…
16, 17, 19, 23, 24, 33,
40, 47, 64, 79, 86, 87

Nouvelle Aquitaine

 Insee Nouvelle-Aquitaine
33, rue Saget
33076 Bordeaux Cedex
21, 25, 39, 58, 70,
71, 89, 90, 01, 73, 74, 38, 69		 Bourgogne-Franche-Comté
Auvergne-Rhône-Alpes		 Insee Bourgogne-Franche-Comté
2, rue Hoche
BP 83509
21035 Dijon Cedex

 

02, 59, 60, 62, 80, 95

Haut-de-France
    Île-De-France    

 Insee Haut-de-France
130, avenue du Président J.F. Kennedy
CS 70769
59034 Lille Cedex

 

04, 05, 06, 13, 83, 2A, 2B

 Provence-Alpes-Côte D’azur
Corse		 Insee Provence-Alpes-Côte D’azur
17, rue Menpenti
CS 70007
13395 Marseille Cedex 10
44, 49, 53, 72,
85, 22, 29, 35, 56		 Pays de la Loire
Bretagne		 Insee Pays de la Loire
105, rue des Français libres BP 67401
44274 Nantes Cedex 02
18, 28, 36, 37, 41, 45,
03, 15, 42, 43, 63 91
+ entreprises du secteur public et Epic		 Centre-Val de Loire
Auvergne -Rhône-Alpes
Île-de-France		 Insee Centre-Val de Loire
131, rue du Faubourg Bannier
45034 Orléans Cedex 1
75 exclusivement
Pour les autres départements de
l’Ile-de-France, voir
77, 93, 94 (Reims) ;
78, 92 (Rouen) ;
91 (Orléans) ;
95 (Lille)

 

Île-de-France
(Attention : Paris exclusivement)

 

Insee Ile-de-France
1, rue Stephenson
78188 Saint-Quentin-en-Yvelines Cedex
08, 10, 51, 52, 54, 55,
57, 67, 68, 88,77, 93, 94

Grand Est
Île-de-France

 Insee Grand Est
10, rue Edouard Mignot
CS 10048
51721 Reims Cedex

 

14, 27, 50, 61, 76, 78, 92, 975

 Normandie
Île-de-France
Saint-Pierre-et-Miquelon		 Insee Normandie
8, Quai de la Bourse
CS 21410
76037 Rouen Cedex
09, 11, 12, 30, 31, 32, 34,
46, 48, 65, 66, 81, 82, 07, 26, 84		 Occitanie
Auvergne-Rhône-Alpes
Provence-Alpes-Côte d’Azur		 Insee Occitanie
36, rue des 36 Ponts
BP 94217
31054 Toulouse Cedex 4

 

971, 972, 973, 977, 978

 Guadeloupe
Martinique
Guyane
Saint-Barthélemy
Saint-Martin		 Insee Antilles-Guyane
23, avenue Louis Pasteur
CS 36017
97306 Cayenne Cedex

974, 976

La Réunion
Mayotte

 Insee La Réunion-Mayotte
Parc Technologique de Saint-Denis
10, rue René Demarne
CS 72011 97743 Saint-Denis Cedex 9
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